words per minute
23
Maja_Pavlica
00:00
Speed
Loše upravljanje vremenom ima veliki uticaj na sve aspekte u našem životu. Mnogi ljudi misle da efikasno upravljaju vremenom zato što imaju mnoštvo obaveza. Planer potpuno ispunjen radnim obavezama ne znači da efikasno upravljate vremenom. Ovo je jedan od osnovnih principa upravljanja vremenom. Upravljanje vremenom je skup principa, navika i veština koje nam mogu pomoći da pravu količinu vremena posvetimo pravim aktivnostima. U ovoj nastavnoj jedinici obrađeni su problemi i izazovi s kojima se suočavamo dok pokušavamo da pametno organizujemo naše vreme, kao i pomodoro tehnika kao jedna od najjednostavnijih metoda koju možemo primenjivati u svakodnevnom radu.
Kada bismo analizirali koji su to sve izazovi s kojima se menadžeri najčešće susreću u savremenom svetu, sposobnost upravljanja sopstvenim vremenom često bi se nalazila na vrhu liste. To nije zato što sada imaju manje vremena za obavljanje poslova nego što su ga imali ranije, već zato što su se zahtevi ovih dana povećali, pa imamo poteškoća u pronalaženju najboljeg načina da iskoristimo naše vreme i često smo zauzeti, ali ne i efikasni. Nove tehnologije su nam omogućile bržu komunikaciju i neograničen pristup informacijama, ali su i naša noćna mora zbog kraćih rokova i povećanja obima posla. Radimo više sati kako bismo mogli da upravljamo povećanom količinom informacija, novim odgovornostima i novim vrstama izazova.
Istraživanja su pokazala da loše upravljanje vremenom može rezultirati brojnim problemima, a osnovni razlozi za to su uvek isti, bez obzira na to na kojoj se poziciji nalazite. Identifikovanje razloga koji su prisutni u vašem slučaju prvi je korak ka izgradnji efikasnog sistema upravljanja vremenom. Nakon utvrđivanja toga koji problemi utiču na svakodnevno upravljanje vremenom, opredelićemo se za najadekvatniji pristup.
Razlog 1: Potrebno vam je previše vremena
To se najčešće dešava kada se ne proceni realni obim nekog zadatka, ne definišu prioriteti ili kada je teško reći „ne” kada od vas traže da nešto uradite. Uvek pokušajte da procenite koliko će vremena trebati za određeni zadatak pre nego što ga prihvatite. Ne bojte se da kažete i "ne" ako shvatite da nećete moći da ispunite zadatak dovoljno dobro ili na vreme. Većina klijenata bi radije čekala, nego da im posao bude loše obavljen.
Razlog 2: Obavljanje više zadataka odjednom
Uobičajeno je prisutno uverenje da raditi dve stvari istovremeno znači završiti ih dvostruko brže. Ali stvari najčešće ne funkcionišu na ovaj način. Ukoliko ste koncentrisani na samo jedan zadatak, vaš mozak je usredsređen isključivo na njega i na pronalaženje načina da ga efikasno obavi. Međutim, kada obavljate više zadataka, vaš mozak prolazi kroz određeni proces svaki put kada prelazite s jednog zadatka na drugi zadatak. Na kraju, rezultat toga je da najveći deo radnog vremena provedete razmišljajući o tome šta treba učiniti, umesto da stvarno obavljate zadatke. Zato je neophodno definisati prioritete i fokusirati se na jedan zadatak, sve dok on ne bude obavljen.
Razlog 3: Odsustvo plana
Često se dešava da mislite da vam za projekat neće trebati mnogo vremena i da nema potrebe da planirate, ili da neće biti previše aktivnosti i mislite da ćete moći u hodu da ih rešavate. Ovo je zapravo prvi korak u pravcu nagomilavanja problema i njihovog pretvaranja u još veći problem. Zato je planiranje ključno za uspeh kompanije bilo koje veličine. Nekoliko sati utrošenih na izradu poslovne strategije uštedeće vam dane i nedelje u ispravljanju grešaka. Važno je da koristite dovoljno alata za planiranje, u suprotnom, rizikujete da napravite nepraktičan i nefleksibilan plan.
Razlog 4: Odugovlačenje obaveza
Svima dobro poznat osećaj, zar ne? Obično se dešava kada nam je posao dosadan, ne zanima nas previše ili nam nešto drugo odvlači pažnju. Bez obzira na razlog, odlaganje obaveza može drastično da poveća vreme koje je potrebno da se obavi neki zadatak. Najbolji način za prevazilaženje ovog problema jeste izolovanje od stvari koje nam odvlače pažnju. Isključite obaveštenja, poruke ili svoj telefon. Sledi pet najčešćih razloga za odugovlačenje:
Pre nego što se deprimirate zato što ste loši u upravljanju vremenom ili zato što ono brzo prolazi, razmotrite svoje prioritete i postavite sebi sledeća pitanja:
Da li fokusirate energiju na prave stvari?
Da li obavljate stvari prema važnosti ili hitnosti?
Da li svoju energiju ili resurse trošite na neke sporedne aktivnosti?
Da li pokušavate da uradite previše stvari odjednom?